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Frais de transport : votre salarié vient travailler en voiture, que rembourser ?

frais-transport-cesuVotre salarié CESU à domicile vient chez vous en voiture et vous souhaitez lui rembourser une partie de ses frais d’essence et d’assurance automobile ?
C’est possible de prendre en charge une partie de ces frais de transport, à condition qu’il réponde aux critères ci-dessous.

A noter : si vous remboursez des frais de transport en voiture, vous ne pouvez pas en plus rembourser des frais de transports en commun CESU.

Quelles sont les conditions de remboursement de ces frais de transport en voiture pour les trajets domicile-travail ?

Les salariés éligibles sont ceux :

  • dont le domicile ou le lieu de travail (votre domicile) est situé en dehors de la région Ile-de-France ET d’un périmètre de transports urbains,
  • ET lorsque l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable soit parce que le trajet entre son domicile et votre domicile n’est pas desservi par les transports en commun, soit en raison d’horaires particuliers de travail (travail de nuit, horaires décalés, …) …

Autrement dit il est illégal d’indemniser votre salarié(e) à domicile de ses frais de transport pour ses trajets domicile-travail en voiture si vous habitez en Ile de France, ou s’il pourrait venir facilement en transport en commun…

Combien pouvez-vous rembourser à votre salarié CESU pour ces frais ?

Si votre salarié travaille 17,5 h ou plus par semaine, vous pouvez verser jusqu’à 400 € par an à condition que ce montant correspondent à des frais de carburant réellement engagés. Cette limite est de 700 € lorsque votre salarié vient travailler avec un véhicule électrique, hybrides rechargeables ou à hydrogène

Si votre salarié travaille moins de 17,5 h hebdomadaires, vous pouvez lui verser un montant en proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps de 17,5 h par semaine.

Exemple : votre aide ménagère travaille 10 h par semaine.
Vous pouvez lui rembourser ses frais d’essence à hauteur de 10/17,5ème de 400 € soit 228,60 € par an (soit environ 23 € par mois).

Ce remboursement de frais de transport est-il soumis à impôts et charges ?

Ce remboursement des frais de carburant est exonéré de cotisations sociales dans la limite des 400 € par an (ou de la proportion des 400 € suivant son temps de travail) et par salarié (et à condition que les frais réellement engagés par le salarié dépassent cette limite).

Il est donc inutile de le déclarer au CESU.

Ces montants permettent de bénéficier, au même titre que le salaire de l’employé(e) à domicile et les charges sociales, du crédit d’impôt Emploi d’un salarié à domicile.

Pour votre salarié, ce remboursement est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite des 400 € (ou de la proportion des 400 € suivant son temps de travail).

Quels éléments justificatifs demander pour ce remboursement ?

Pour pouvoir justifier de l’exonération de charges sur ces montants, vous devez :

  • réclamer et conserver une copie de la carte grise du véhicule
  • signaler à votre salarié (dans son contrat par exemple), si possible par écrit que :
    • tout changement de véhicule ou de domicile devra vous être indiqué par écrit.
    • il devra vous prévenir si le montant des frais engagés sur l’année pour son véhicule est inférieur au montant que vous lui avez versé.
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